如何策划公司年会

1. 如何策划公司年会

 　　如何策划公司年会？下面有我来为你介绍。
    　　 怎么举办一场具有创意的年会? 
    　　活动的整体流程：确定形式→确定主题→找场地→场地布置→活动流程
    　　确定形式，是酒店晚宴演出的形式、农家乐的形式还是旅游的形式?我所列的这些形式只是一部分也是最常见的，一个公司要用什么样的形式来举行主题年会也是因人而异。这个可根据公司文化、员工及领导的喜好等因素来确定。当然，年会预算也很重要。
    　　确定主题，主题是年会的灵魂，一个好的主题是年会成功的关键。它就好像一句精炼的广告词，过个一两年以后大家可能已经不再记得年会内容，但那句精典的“广告词”还记忆犹新，如“梦想中国”节目广告词“让快乐张开翅膀，看梦想瞬间绽放”。如何拟定主题可根据公司文化、企业背景、公司愿景等方面入手，拟一句意义非凡的“广告词”，彰显公司内含。补充一句，在确定主题的同时可以把年会布置的主体色系确定下来，这样对后面的场地布置有很大的帮助。
    　　当我们确定主题以后接下来的工作就是找场地了。选择场地也有很多技巧，要考虑到参会人数、方便程度、经济条件、适用范围等方面。我们就拿酒店晚宴演出形式的年会来说吧，一想到场地我们第一反应肯定是公司附近有没有?有当然是最好，没有那就找稍远一点的，反正现在的交通也方便。有演出，有晚宴或午宴，有的甚至还有会议，那就要找能提供这些服务的酒店，不是星越多越好，而是越适合自己越好，我觉得只要能满足年会具体要求就够了。友情提醒：货比三家。
    　　场地布置，是最能体现活动创意的板块之一。可以很好的渲染气氛，给人留下深刻印象。整体布置可围绕主体色系去展开想象，既高雅、美观又不落俗套。舞台占据了会场布置的很大一部分，回想起中央电视台各大综艺节目每个舞台都各具特色，让人回味无穷，无不凸显出创意与创新。异性舞台配合璀璨的灯光视觉效果更佳，我知道对于一般的企业来说做到这一点可能有些困难，但是对于专业的活动策划公司就很容易啦，这个你懂的。邀请函设计、餐桌布置、迎宾队伍、礼品选择、签到处设计等细微之处都可以加入无限创意，做到这些微创新保证你的年会观赏性更强、更震撼。
    　　以上的几点都是年会前期要做的，也都是为整个活动服务的，所以，活动流程就显得尤为重要了。年会流程无外乎六大块：
    　　1、开场。
    　　2、节目表演。
    　　3、颁奖典礼。
    　　4、领导讲话。
    　　5、闭幕。
    　　6、晚宴或者午宴。
    　　“好的开始是成功的一半”，对于活动也一样。开场会给人留下深刻的印象，如08年北京奥运会开幕式。在开场时能不能给人以耳目一新的感觉直接影响到观众的情绪。灯光秀、激情水鼓开场等节目都是很好的素材，当然你也可根据年会主题设计出一个独特的开场。
    　　节目表演也就那么几样唱歌、跳舞、小品、魔术、杂技等等，好像我们都有看过，就连春节联欢晚会上也都是这些，不过我们可以在节目上有所创意。比如表演一些更具时代特色的节目，热门电影、电视加以改进通过不同的形式表现出来，从生活中挖掘素材。
    　　颁奖典礼同样可以创新，重点在礼品上，具有创意的礼品一样可以让观众尖叫。
    　　领导讲话一般都是比较正式的环节，但这也并不代表没办法创新，我们可以从领导发言上入手，配合视频加以表现出来，绝对会耳目一新。
    　　如果以上我们都做到了闭幕往往是观众最不希望看到的环节，因为他们意犹未尽，还沉浸在这欢乐的海洋里。这时候我建议是搞个全民参与的活动节目，可以煽煽情，让无论是经销商还是自己的员工充分的再次体验到这个大家庭的温暖，让他们知道公司是多么的在意他们。
    
    　　基本上每年的公司年会都大同小异。
    　　无非就几种形式：
    　　一、领导讲话(各部门人员基本到齐，由总经理讲话类似于各位同仁吃的好、喝的好、玩的好、尽情的放松之类的语言)
    　　二、自由活动(主要是各部门尽情的交流，时间大约需要一个小时到一个半小时)
    　　三、聚餐(这个大部分由各个部门经理总结一下今年的主要工作及明年我们的工作目标)
    　　四、晚会(由各个部门分别出1到2个节目类型不限、前期由彩排、整体节目不多于20个)
    　　五、互动游戏(组织简单的小游戏如接唱比赛、球拍托乒乓球比赛、击鼓传气球比赛等等，都有小奖品u盘、话费充值卡等)
    　　六、抽奖(每人都写一个抽奖片，由副总以上人员负责抽取每人抽取两名共10名每人2000元的现金奖励)。
    　　今年年会我们依然坚持往年的基本模式： 一、时间、地点、会议主题，二、娱乐活动，三、聚餐、晚会，四、谢幕。
    　　一、确定公司年会的时间、地点、主题
    　　二、娱乐活动
    　　活动内容：3-4简单有趣员工参与较强的趣味游戏、每个部门可选择热情较高的人参与活动调动现场气氛如(四人组抢座位、两人组猜谜游戏、击鼓传气球等)每个参与者都会有小奖品(钢笔、u盘、话费充值卡等等)。
    　　三、聚餐、晚会
    　　聚餐：每个部们自行组织聚餐由各个部门部门经理总结今年工作及明年的工作目标;晚会：这是整个活动重点也是调动员工激情的高潮部分(歌、舞、相声、小品、快板等多种形式)根据企业形式自编自演，期间还有抽奖环节，每人一个抽奖卡放到抽奖箱里(奖品比去年的要重很多分三档第一档为一等奖三名每名5000元、二等奖十名每名2000元、三等奖二十名每名1000元)完全靠运气。
    　　四、谢幕
    　　总经理讲话感谢同仁们参与活动等话语。
    　　★ 创意抽奖形式 
    　　连续3天要分享创新、创意的内容可不是一件容易的事呀!姑且不说年会形式、节目、抽奖等创新本来就比较困难，即使有创新内容、创意点子，还得经过与往年比较才能总结出来(除非每年年会后形成书面总结)，综合起来看，这几天的分享如果认真对待的话，是比较磨练大脑的。
    　　说到抽奖、奖品，就很容易想到500、1000万、甚至国外的几个亿，还有哪个彩票点中了大奖、某大奖得主终于现身领奖现场等，就很自然想到足彩、七星彩、排列3排列5、大乐透、福彩、刮刮乐等，还会想到各商场节假日搞的现场抽奖，也会联想到中央5台晚上9点左右那些小琉璃箱里上下窜动的乒乓球突然停止后滚动出来那个球上写的阿拉伯数字，本人虽一直怀疑类似抽奖形式的规范性，总怀疑可以人为控制，故一直衷情于难以由国人们掌控的足彩(最开心的一次就是用4元买任9中了1000多)，凭着对足球的热爱，感觉还比较靠谱些。
    　　如果控制住自己的贪心，这种一次投入少、希望大、参与者多、中奖面不小、梦想哪天天上掉馅饼砸中自己的事，还是可以适当参与的，但切不可上瘾，要量入为出，偶有倾其所有、下一猛注、血本无归，弄得妻离子散的教训是要吸取的。这种只许州官放火、不许百姓点灯的国家游戏，为何长盛不衰、应者云集?小思个中原因，本人以为：这与中奖面大、参与门槛低、大奖(有的不封顶)不可控及十分透人有关，试想，这些特点，能否变通着运用到公司年会抽奖和奖品设置呢?
    　　总结过去，展望未来，我仍然采用自己的分享模式：先小结往年年会抽奖与奖品，再看看今年年会我们的一些打算或计划。
    　　1、去年年会抽奖与奖品小结。
    　　去年各分部抽奖的奖项、名额、奖金等都是预先经审批确定的，只是最后留了一些由老板临时决定增加的奖项、名额及奖金，算是最后的玄念吧;抽奖嘉宾要么是领导，要么是中奖员工，要么是年度优秀员工等;抽奖是与节目表演穿插进行，让表演带动的激情与奖项碰发的热情掀起员工一波又一波激烈的高潮;在奖品设置上，一改往年设定的物质或购物卡奖品(不少员工反映物质奖品不实用)，全部变成现金奖品，员工对此都满意多了，同时也少去物质奖品的购买、搬运等繁琐事情，更减少购买环节滋生的贪污受贿犯错误现象;在抽奖形式上，是按照参会员工工号制作成一式二联的奖票，中间盖骑缝公章，对折撕开，一联自我保管，兑奖时呈上，另一联在入场时折叠好投入抽奖箱;
    　　以总部为例，在近500人参加的年会上，奖项奖金设置是这样的，一二三四五六七等奖分别是2800、1500、1000、800、500、300、200元，名额分别是1、3、5、10、20、30、50，另按照聚餐桌号抽取十桌每人100元，其中未中抽奖的员工及公司现场服务人员每人50元红包，表演节目的每人100元红包(节目奖在外哈)。不敢说奖金多高，但员工普遍是比较满意的，在周边企业来看，我们公司显得还算比较大方了。
    　　2、今年年会抽奖与奖品打算。
    　　在今年年会筹备会上，对抽奖与奖品设置已经有明确计划和打算，下面分几个方面来陈述：
    　　(1) 预算：抽奖名额、获奖面、大奖等要比去年增多，奖金上要增加30%左右。
    　　(2) 奖项：一等奖与老板临时增设奖的奖金额度、名额等都要保密，只等抽奖临时决定，增加神秘感，提升诱惑力和关注度;其他奖项的奖金、名额等均比去年有所增加，会在年会举办一周前提前公布。
    　　(3) 抽奖：改变由领导抽奖的方式，只让优秀员工、抽奖获奖员工进行。
    　　(4) 资格：去年我们是所有员工都有资格参与抽奖，今年改变为年会举办当天在职的部长级及以下员工有资格参与抽奖。
    　　(5) 其他：在奖票设置、现场抽奖、穿插进行等其他抽奖与奖品设置方面没有什么改变，另外，奖金我们是一定要在年会现场全部发出去的，绝不会留到年会结束到公司来领取，即使现场服务人员累点苦点也值得，否则就会失去抽奖、发奖带来惊喜的意义和作用。
    　　(6) 轻松：在年会现场，除了喝白酒、闹事要控制外，其他方面员工都可以轻松愉快的放松进行，比如：高兴时大叫、开心时吹口哨、喝得开怀时划拳、放松时直呼领导姓名等，公司领导提倡年会就应轻松愉悦，让员工尽量释放工作带来的压力，让员工与同事畅饮以增进友谊。
    　　3、抽奖与奖品应注意的细节。
    　　抽奖与奖品似乎就是应当开心与高兴的事，如果不把握好其中的一些细节，可能会带来某些不开心的事，提醒如下：
    　　(1) 奖金装袋。这似乎是财务部出纳的事，但其借出领用、奖金装袋、现场携带、颁奖递送及监督检查等，其工作量、责任心、细致程度等注定应由几人共同完成，绝不能出任何差错。试想：本来是1000元的奖金，可红包里只有900元会出什么状况，如果有1100元又有什么后果;或者到年会现场时奖金丢失、颁奖时奖金递错……，所以呀，此事非细心的小妹妹来担当不可。
    　　(2) 气氛调动。这就需要主持人根据现场情况适用夸张的动作、激情的语言、动情的语言来调动现场员工的热情，如果员工激烈的心情与叫喊声来烘托抽奖气氛，抽奖效果是会打折扣的。
    　　(3) 获奖感言。这里包括抽奖感言，特别是大奖的抽奖、获奖员工，一定要简单阐述当时的心情，不管是激动、紧张或惊讶，主持人都需要适当调动、激发他们，绝不能“拿奖转身就走”，哪怕是“谢谢大家、谢谢公司”然后鞠躬离开也要强得多，如果能够急性来一个节目或唱一首歌来表达当时自己激动的心情当然更好。
    　　(4) 抽奖公平。奖票、抽奖箱制作，奖票监督投放，抽奖前充分搅动奖票，未及时到场领奖，不合格奖票作废处理等，看起来是十分小的事情，但可能面对具体的员工就是不小的事情，甚至会引起强烈不满情绪，所以必须公平对待。
    　　当然，抽奖与奖品设置还有一些需要留意的地方，只有注意并照顾好方方面面的工作，才能让抽奖和奖品发挥较大的作用，才能让抽奖活动办得让公司满意、让员工满意，才能办成一届令大家难以忘记的年会。
    　　酒足饭饱之余，能够抱得大奖归当然是十分开心的事，然而，奖金有限，大奖名额更少，能中奖是幸运，没中奖也正常。中奖如此，生活中十之八九不如意也如此，工作中沉寂良久未有成就不被认可也如此，是谓：心态正则高兴、高兴则气顺、气顺则健康、健康则是福。

2. 公司年会该怎么策划

企业为了激扬士气，营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，并制定目标，为新一年度的工作奏响序曲，通常会在年底举行产生一定的社会效益和经济效益的庆典和庆祝，这就叫年会，那么公司年会该怎么策划呢？
  
  1、 提前安排好所有人员的座位，共分为四桌，分别为红、黄、蓝、绿四个队，可以提前购买或者让员工自备符合自己队伍颜色的上衣（比如红队一桌所有队员全部穿红色上衣），每桌安排一位领导或者长者作为本队队长，队长有权安排队员参赛，尽量安排每个人都参与至少一项活动（每桌8人中，2人表演节目、5人参与眉目传情、1人参与我爱记歌词）。
 
  2、 每支队伍至少准备两个节目，形式不限，以备做游戏时输了表演用。
 
  3、 提前购买玩具拍手约40支，用来调解现场氛围。
 
  4、 单位内确定一名女主持人，有利于活跃现场的气氛（内部人对情况较了解）。
 
  5、 安排好领导讲话，确定领导讲话的大致内容和用时。
 
  6、 指定三位抽奖嘉宾（分别抽取一二三等奖），抽奖嘉宾名单提前给主持人。
 
  7、 提前将所有来宾名单发给主持人，不要有错别字，重名的用昵称取分，用于大屏幕抽奖。
 
  8、 现场安排一个工作人员负责协调相关事宜（递奖品等等）。
 
  9、 安排摄像师录制每一位员工的新年寄语，提前告诉大家做准备。
 
 以上就是关于公司年会该怎么策划的全部内容。

3. 公司年会策划怎么做？

年会可以从会前、会中、会后等几个环节进行策划。

1、会前环节
制作电子版邀请函。
参会者收到年会邀请后扫码报名，主办方可以即时查看年会报名数据。
年会过程中的重要节点事项，都要及时通知给参会人。

2、会中安排
现场签到环节。利用鲸会务的签到功能实现快速签到，年会开始前安排暖场环节，鲸会务的3D签到墙和留言墙等大屏互动功能可以活跃现场气氛。
领导致辞，年度表彰，节目表演，晚宴等是年会常见的流程环节，针对这些环节，鲸会务软件的一系列现场大屏支持功能如背景音乐设置、图片投屏、文件投屏等，协助主办方进行现场布置。
策划能够带动现场气氛的小游戏，并设置抽奖环节，鲸会务软件内置的一些趣味小游戏，可以增加观众与年会现场的互动，活跃年会现场气氛。

3、年会复盘
整理参会数据，进行分析总结；利用调查问卷收集参会者的建议，完善年会流程。

4. 公司年会策划要做的工作

公司年会策划要做的工作主要包括成立年会项目负责团队、年会主题的选择、年会时间的确定、年会场地的选择以及环节的设计，只有做到将娱乐与严肃相结合，造就出一场既严肃又活泼的综艺年会，才能让每个人都在这场活动中收获感动、收获欢笑。

1、成立年会项目负责团队
公司的年会通常不仅由一个人负责（有些人选择寻找策划公司），因此为了更好地协调各个部门的事务并分配更好的资源来服务年会，通常会有一个年会团队负责。年会团队负责策划整个年会，包括策划和执行。一般而言，必须在团队中选择一个负责人并组织起来以安排其他人员的工作。
2、主题的选择
年度会议的主题决定了年度会议的主要策划方向，创意和出色的主题应与公司的企业文化、品牌状况和活动目的结合在一起，最好通过本次年会传达公司要表达的信息。此外，应注意的是活动的主题应与品牌定位相协调，一旦确定了主题，那么现场布置、环节安排等都可以围绕主题去展开。在完成了年会的基本工作之后，最好添加一些意想不到的独特想法，这将使与会人员感到眼前一亮和惊喜。年会的创意和感染力贯穿整个活动的主题，展示了年会的亮点。
3、时间的确定
年度会议是一个集体活动，需要将整个公司的人员召集在一起，因此时间的选择非常重要，在不延迟工作的前提下，允许所有员工参与，这需要详细的安排。
4、场地的选择
根据参加年会的实际人数和计划的需要选择一个合理的场所，如果年会上没有复杂的表演，那么只有一个可供100人坐下来吃饭的场所就足够了，如果会议比较复杂，对场地有更高的要求。此外，年会的地点一般会在酒店内举行，当然，如果这是一次特别的年度会议，那就是另一回事了，地点的选择将相对独特。
5、环节的设置
年度会议的必要项目包括：领导讲话、员工奖励、才艺展示、互动游戏、抽奖等，一些大公司会邀请一些名人或名人参加（高预算）。在此基础上，应在整个年度会议中发挥创造力，以使活动更加丰富多彩。

5. 如何策划公司年会活动

一、明确核心目标。
1、对活动的目标要有一个清楚的认识，要充分地考虑到给定活动的特点。
二、准备。
1、充分的前期准备是保证活动效果的关键，有针对性地做好活动的时间、地点、人、财、物的准备，对活动参与的动员和号召，对活动组织者进行分工和培训，活动的财务开支及预算活动必须准备用品和准备采购等都是准备工作中重要考虑的地方。过程中还涉及应急预案。


三、实施。
1、根据工作对象的具体特点，更有针对性地开展工作，对于活动的设计与安排要合理，开展活动的具体流程要清晰明了，重点突出对于开展活动的具体方式、方法要紧密围绕活动的特点，不可流水账式阐述。
四、收尾。
1、活动结束后做一个活动的总结，一个效果反馈一个成果展示，一个长效机制作为答题的收尾都未尝不可。

6. 谁有好的公司年会策划方案

可以邀请下重要的客户和你们一起开年会 互动下 对公司也有好处 今年我们也搞年会让我弄 你参考下：2012年已经到来，为展现公司日新月异、蓬勃发展的良好风貌，增进友谊、增强凝聚力，公司决定于 年 月 日举办一场联欢会来答谢各位员工一年来辛勤的工作与默默付出。
一、年会主题：增加公司于员工之间的凝聚力
二、年会目的：1.感谢公司员工一年来的辛勤工作，增进领导与员工间的互动与交流；2.通过举办一次全新的不同感觉的年会，让员工看到公司的实力以及增强其对未来的信心；3.通过年会的举办，了解员工对公司未来发展的期望；
三、年会时间安排：
（1）年会策划及准备期（ 月 日 至 月 日）：本阶段主要完成通知、节目收集、主持人确定。
（2）年会协调及进展期（ 月 日至 月 日）：本阶段主要完成节目安排表、礼仪小姐确定、音响确定、物品购买。
（3）年会倒计时期（ 月 日）：本阶段主要完成年会全过程确定（包括节目单确定）。
（4）年会正式演出时间： 年 月 日晚 至 
四、年会节目报名方式：1.及时通报名、电话报名、现场报名2.联系人：3.联系方式：
五、参会人员：
六、年会节目要求：
1、歌曲类：
（1）喜庆、祥和、热烈的歌曲；（2）青春、阳光、健康、向上；（3）与以上主题相关的原创歌曲。
2、舞蹈类：
（1）积极向上、寓意深刻的艺术性舞蹈；
（2）具有高科技时代气息的创意性舞蹈。
（3）喜闻乐见的街舞、现代舞、健美操、武术等；
（4）相关歌曲的伴舞。
3、曲艺类：
（1）喜庆、热闹反映生活的相声、小品；
（2）经典的传统曲艺类节目（戏曲、话剧、评书等）；
（3）其它类型的曲艺节目（乐器类）。
4、每个部门所报节目不限；
5、提倡跨部门组合报名；
七、年会进行流程 
1. 参会人员入场 
2.主持人宣布年会开始 
3.总经理\董事长 讲话 
对年终做总结 
表彰员工 
4. 表彰 
各部门负责人做年度工作总结与计划。 
对优秀员工予以表彰 
为优秀员工发奖 
优秀员工发言 
5.联欢会节目表演 
6.互动小游戏 
7.闭幕词各位来宾、各位代表、xx公司2012年年会即将落下帷幕，我谨代表年会组委会对本次大会的圆满成功表示热烈地祝贺！本次年会得到各地方代表莅临参会欢聚乌市积极响应和热情支持。下面我宣布：XX公司2012年年会胜利闭幕！谢谢大家！
注意事项： 1.明确年会的主题和目的；2. 初步确定年会性质；3. 提交预算；4. 策划内容，分工执行；5. 年会时间按排；6. 年会地点选择；7. 年会亮点；

7. 公司年会策划方案要怎么做？

任何一个公司的发展历程都不是轻而易举的，大部分创业者都是由小到大，最后把企业做强做大的。比起大型或是知名的企业公司，虽然小型公司年会没有这么雄厚的资金或是资源，但是依然可以学习一些大型公司办年会的要点或方法，在成本预算内办一场有趣而特别的年会也不是一件难事。那么小型公司年会策划方案和流程应该如何安排才能办一场性价比高又趣味十足的年会呢?
在职场混迹多年的人都有一个隐性的共识：收入取决于工种和职位，公司好坏则要看福利和年会。所以每天春节前的两三个月，行政人员就开始进入紧张的筹备期。比场面、拼创意、玩花样......为的是老板满意，员工骄傲!
不过如何举办一场有趣不贵的年会，还是要着实费一番心思了。而小型公司策划年会方案就应该走个性化路线!T社定制小编从几个要点入手，给各位HR们提供一些举办年会尾牙的思路。
无饭不成席，有吃有喝有酒有饭，气氛才不会冷。不过一家公司的员工大多数来自五湖四海，口味不尽然相同，面对这种情况，T社建议小型公司年会策划中关于年会中吃的一方面不一定非要去酒店，首先酒店费用高，而且酒店的菜色都大同小异。
如果不想让尾牙年会吃出喜宴的感觉不妨换个思路，没必要像所有的大型公司都去高档的酒店，既然走不了奢华路线，可以走小清新或是个性路线。
可以考虑自助餐的形式，现在不少自助餐厅的氛围也都不错，有的还很有个性，大家用心的找一找比较有情调氛围会是中高端的自助餐厅会是很不错的选择，大家自行取用，取餐走动之间，也更方便员工之间的熟络和交流。或是自行包一个场地，现在有不少专门供聚会办趴的场地，很多场地的场景都非常漂亮，可以自己diy也可以外包给一些小公司帮忙布置。

8. 公司年会我该如何去策划呢

年会是企业激励员工、展示业绩、联系客户的重要手段。通过丰富多彩的活动、丰厚的奖品、诱人的美食以及轻松的旅行，带给员工和客户美好的体验。
年会的组织大致分为七个环节：
（1）确定活动立项
（2）制定预算
（3）选定会务代理
（4）确定方案
（5）确认实施细节
（6）结算
（7）总结
年会的组织有五个要素：
（1）预算
（2）人数
（3）参会人员组成
（4）会议主要议题
（5）会议时间
这五个要素牵涉到在整个年会组织过程中选址、酒店、餐标、礼品、活动安排等一系列决策。
在制定预算环节，主要考虑交通、住宿、膳食、会议综费、礼品，有的年会还要加上会后的旅游预算。
51团建选定会务代理是组织年会便捷可靠的方法：
第一，可以节省预算，花同样的钱可以办更多的事。一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。直接向酒店订场地和客房反而比通过会务公司报价高
第二，可以节省时间、简化操作流程。专业的会展代理对酒店场地及提供的服务都比较熟悉，它们可以按照要求很快找到合适的地点和报出初步的预算。
第三，更好地协调酒店关系，以保障会议的顺利进行。年会的组织实施是个繁琐的服务过程，它是一个需要很多协调工作的系统工程。会务代理公司的操作经验以及和会务酒店良的好合作关系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的规定，在下午14:00以后客人方可入住，特别是在旅游旺季。如果您的会务活动人数众多(比如用房数在100间以上),而酒店在前一天是满房的情况下,就会造成大批客人到店后无法入住的情况,这时候就需要会务代理公司动用人脉和酒店各部门(前台、礼宾部、客房部等)进行协调,以解决入住问题。另外，在会场搭建时的提前进场时间也需要和酒店工程部、宴会厅及保安部进行协调,如果没有会务公司的协作,组织者会增加很大的难度。
在确定方案环节,首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。
51团建接下来是重要的确认实施细节了。首先，要创建一个工作进度表，这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面：
a邀请的贵宾及确认其成行；
b舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成；
c文书工作、会议资料的准备；
d房间分配表；
e用餐（餐标、菜单、主桌、台卡）；
f交通安排；
g各项工作的负责人及联络方式；
h支付各项定金的时间表；
j表演者的邀请及确认；
k礼品、胸花、指示牌、胸卡；
l会务照片及录像资料的制作和赠送。
在检查准备工作的时候，关键点是：围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。
在结算环节，关键是在活动进行过程当中，要事先指定专人在酒店的每个消费场所签单确认。比如自助餐的用餐人数、用车的时间及里程、洗衣及长途电话费、上网费、酒水、大堂吧消费、迷你吧消费、会议茶歇的人数等等。一般而言，酒店的各项预定都有保证人数的要求，在预计人数的5-10％以内，酒店是可以灵活处理的。
51团建总结报告的内容应该包括此次活动是否达到了预期目的，预算执行情况、对会务代理的服务评价、不足和建议。